La facturación electrónica DIAN Bogotá dejó de ser un trámite de grandes empresas: hoy es la forma normal de vender con validez fiscal en la ciudad. Si tienes un local, un punto de venta, prestas servicios como independiente o acabas de constituir tu empresa, la DIAN espera que emitas factura electrónica de venta y que la transmits el mismo día de la operación, con CUFE y código QR. En 2026 la UVT quedó en $52.374 (Resolución 000238 del 15 de diciembre de 2025) y las sanciones por no facturar pueden llegar a 950 UVT, es decir $49.755.300, así que operar «como antes» sale caro.
Esta guía reúne, en lenguaje claro y con datos oficiales, quiénes están obligados en Bogotá, cuáles son los plazos vigentes, cómo habilitarte con el servicio gratuito de la DIAN o con un proveedor tecnológico autorizado, qué pasa con la nómina electrónica y el documento soporte, y en qué casos te pueden sancionar o cerrar el establecimiento.
Facturación electrónica DIAN Bogotá 2026: qué cambió este año
El marco normativo vigente está compilado en la Resolución 000227 de 2025, que reúne las disposiciones del sistema de facturación electrónica, y ajustado por la Resolución 000202 de 2025, que simplificó los requisitos de los documentos electrónicos. Los tres cambios que más se sienten en el día a día de un negocio bogotano son estos:
- Se eliminó el plazo de 10 días: la factura debe transmitirse a la DIAN el mismo día de su emisión. En contingencia tecnológica comprobada el plazo es de 48 horas desde que se restablece el servicio.
- El tiquete POS en papel ya no existe: todos los puntos de venta deben generar el Documento Equivalente Electrónico (DEE) POS y transmitirlo en tiempo real.
- Menos datos del comprador: basta con el tipo y el número de documento; el nombre se autocompleta por NIT. Pedir RUT, cámara de comercio o copia de la cédula es una infracción a la norma.
Además, desde el 1 de mayo de 2024 rige el Anexo Técnico 1.9 de factura electrónica, y el sistema ya no se limita a la factura de venta: también incluye el documento equivalente electrónico, la nómina electrónica, el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, los eventos de recepción y aceptación, y RADIAN para la circulación de facturas como título valor.
Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Bogotá
La regla general sale del artículo 615 del Estatuto Tributario: si vendes bienes o prestas servicios de forma habitual, estás obligado. En la práctica, los grupos que hoy deben emitir factura electrónica de venta o documento equivalente en Colombia son:
| Grupo | Quién entra | Observación práctica |
|---|---|---|
| Responsables de IVA | Régimen común, comerciantes y profesionales independientes | Es el grupo más grande en Bogotá |
| Responsables del INC | Comercios de restaurantes, bares y servicios gravados con impuesto al consumo | Incluye pequeños establecimientos formales |
| Personas jurídicas | Sociedades, fundaciones y entidades con NIT | Facturan desde el primer día de operación |
| Régimen SIMPLE | Contribuyentes del SIMPLE | Mantienen la obligación de facturar |
| Grandes contribuyentes y Estado | Clasificados por la DIAN, entidades públicas y prestadoras de servicios domiciliarios | Calendario 2 del sistema |
| Personas naturales | Con ingresos superiores a 3.500 UVT e inferiores a 12.000 UVT | Grupo identificado por la DIAN; equivale a más de $183 millones en 2026 |
| Notarios, sector financiero y educativas | Personas naturales con función notarial, seguros y divisiones 64 a 66, instituciones educativas autorizadas | Obligación expresa por actividad |
¿Y quién todavía no está obligado? Los no responsables de IVA del artículo 499 del Estatuto Tributario —como la tienda de barrio, la peluquería o el pequeño taller que no supera los topes— y quienes se dedican a actividades excluidas siguen fuera del sistema. Si tu caso está en la frontera, conviene revisar la responsabilidad marcada en tu RUT antes de decidir: la casilla 53 del RUT es la que manda para el calendario. Si aún no lo tienes actualizado, puedes empezar por sacar el RUT en Bogotá y dejarlo al día con la actividad económica correcta.
Calendario y plazos de la DIAN que debes cumplir en 2026
La DIAN organiza la obligación por calendario 1 (según la actividad económica principal registrada en el RUT, por códigos CIIU), calendario 2 (por calidad del contribuyente: gran contribuyente, entidad del Estado, sector financiero, notarios, instituciones educativas) y calendario permanente, que aplica a quien constituye empresa o pasa a ser responsable de IVA después de las fechas de los otros dos: en ese caso debe empezar a facturar electrónicamente dentro de los dos meses siguientes al hecho. Los plazos operativos que sí se revisan todos los días son estos:
| Obligación | Periodicidad | Plazo que aplica |
|---|---|---|
| Factura electrónica de venta | Tiempo real | Antes de entregarla al cliente, el mismo día de emisión |
| Validación de la DIAN | Tiempo real | Previa a la expedición; sin acuse la factura no vale |
| Documento equivalente electrónico POS | Tiempo real | Al momento de la venta |
| Nómina electrónica | Mensual | Dentro de los plazos fijados por la DIAN para cada mes |
| Documento soporte en adquisiciones | Por operación | Cuando le compras a quien no está obligado a facturar |
| Eventos RADIAN | Por evento comercial | Dentro de los tiempos regulatorios de cada evento |
Ojo con un detalle que se pasa por alto: una factura transmitida pero rechazada por la DIAN es una factura inválida. La validación no es opcional ni un trámite posterior, y el CUFE es la prueba de que el documento quedó aceptado.
Cómo habilitarte paso a paso con el facturador gratuito de la DIAN
Si tu volumen de facturación es bajo y no necesitas integración con contabilidad, el servicio gratuito de la DIAN alcanza: no tiene costo, pero tampoco POS, ni automatización, ni integración contable. El camino es el siguiente.
- Actualiza el RUT: verifica que tu responsabilidad de facturar electrónicamente y tu actividad económica principal (casilla 46, código CIIU de 4 dígitos) estén correctas.
- Ingresa a MUISCA con tu usuario y contraseña de servicios informáticos electrónicos. Si no los tienes, tramítalos primero.
- Regístrate como facturador electrónico en el módulo de factura electrónica de MUISCA y acepta las condiciones del sistema.
- Realiza las pruebas de habilitación: la DIAN valida que tu software o el facturador gratuito generen correctamente el XML firmado.
- Solicita la resolución de numeración de facturación electrónica y asóciala a tu sistema de emisión.
- Configura los datos del negocio: razón social, NIT, impuestos, medios de pago, ítems y tarifas.
- Emite y transmite: genera la factura, espera el acuse de validación con CUFE y entrega la representación gráfica en PDF con el código QR.
Si en cambio manejas inventario, varios puntos de venta o contabilidad formal, un proveedor tecnológico autorizado te ahorra el mantenimiento normativo. Para dar el paso con la empresa formalizada, ten a mano el registro mercantil: puedes revisar cómo obtener la matrícula de la Cámara de Comercio de Bogotá, que suele ser el primer requisito de la habilitación.
Facturador gratuito o proveedor tecnológico autorizado: cuál te conviene
No hay una respuesta única. La elección depende del volumen de facturas, de si necesitas soportar costos para tus clientes empresa y de cuánto tiempo quieras dedicarle a la parte técnica.
| Opción | Para quién aplica | Ventajas y límites |
|---|---|---|
| Facturador gratuito DIAN | Negocios con muy bajo volumen de facturas | Sin costo; sin integración contable, sin POS ni automatización |
| Desarrollo propio | Empresas con equipo técnico | Personalizable; costoso de mantener con cada cambio de anexo técnico |
| Alegra | Pymes y emprendimientos | Facturación, POS, contabilidad y nómina en un mismo sistema |
| Siigo | Pymes con contabilidad formal | Suite contable amplia y varios planes por usuario |
| World Office | Empresas medianas | Enfoque en inventarios y operación comercial |
| Fabsi | Negocios que migran de sistemas antiguos | Alternativa local con soporte en Colombia |
Consejo práctico: los precios y planes de los proveedores tecnológicos cambian con frecuencia y varían por número de usuarios, documentos y módulos, así que confirma la tarifa vigente directamente en el sitio oficial de cada uno antes de decidir. Lo que no cambia es que todos deben estar habilitados por la DIAN y actualizar el anexo técnico por ti.
Nómina electrónica, documento soporte y POS: los documentos que también te aplican
La factura de venta es solo una parte del sistema. Un negocio bogotano con empleados o con compras a proveedores informales tiene obligaciones adicionales:
- Nómina electrónica: si tienes trabajadores, debes reportar salarios, horas extras y bonificaciones con el documento soporte de nómina, dentro de los primeros días hábiles del mes siguiente.
- Documento soporte en adquisiciones: cuando le compras a una persona no obligada a facturar (un independiente o un pequeño proveedor), tu empresa genera ese documento electrónico para poder respaldar el gasto, el costo o el IVA descontable.
- DEE POS: reemplazó al tiquete de papel, pero no sirve para que tu cliente empresa soporte costos ni IVA descontable. Si te piden factura electrónica, debes emitirla.
- RADIAN: los eventos de recepción, aceptación y reclamación son obligatorios cuando la factura circula como título valor.
Sanciones por no facturar electrónicamente en 2026
El incumplimiento tiene consecuencias económicas altas. Estos son los topes vigentes con la UVT 2026 en $52.374:
| Infracción | Sanción aplicable | Tope máximo 2026 |
|---|---|---|
| No expedir factura electrónica estando obligado | 1% del valor de las operaciones no facturadas (art. 652 del Estatuto Tributario) | 950 UVT = $49.755.300 |
| No estar habilitado como facturador electrónico | 5% de las operaciones registradas | 950 UVT = $49.755.300 |
| Reincidencia | Cierre del establecimiento de 3 a 10 días | Alternativa: 10% de los ingresos operacionales del mes anterior |
La sanción por no facturar suele llegar por dos caminos: porque un cliente reporta la compra, o porque los cruces automáticos de información detectan ingresos sin soporte electrónico. En ambos casos el negocio queda en evidencia sin haber sido visitado.
Errores frecuentes que hacen que la DIAN rechace tu factura
La mayoría de las sanciones no vienen de ignorar la obligación, sino de errores operativos repetidos. Estos son los que más aparecen:
- Preguntarle al cliente si quiere factura: es obligación del vendedor, no una opción del comprador.
- Pedir RUT o cámara de comercio: desde la Resolución 000202 de 2025 basta con el tipo y el número de documento.
- Transmitir después del día de emisión: el plazo de 10 días ya no existe.
- Armar la «factura» en Excel o Word: sin CUFE válido el documento no tiene validez fiscal.
- Entregar DEE POS a un cliente empresa: ese tiquete no le sirve para deducir costos.
- Usar numeración vencida: genera rechazo automático de la DIAN.
- No verificar el acuse: transmitir no es lo mismo que quedar validado.
Dónde queda la DIAN en Bogotá y cómo pedir ayuda
Todos los trámites de facturación electrónica son virtuales, así que no necesitas fila para habilitarte. Cuando hace falta hablar con alguien, la sede principal de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales está en Bogotá, Nivel Central, carrera 8 Nº 6C – 38, Edificio San Agustín, código postal 111711. El Contact Center atiende de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 12:00 m.; la línea de atención de impuestos es la (601) 794 8880 y el conmutador general el (601) 489 9000. Antes de llamar, ten a mano el NIT y el número de la resolución de numeración: agiliza cualquier consulta sobre rechazos o habilitación.
Y si estás empezando la parte comercial, recuerda que la facturación electrónica es la base formal, pero no la única pieza del negocio: hay varias ideas de negocios rentables con poco dinero en Bogotá que vale revisar antes de elegir el modelo que vas a formalizar.
Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica DIAN en Bogotá
¿Desde qué momento debo facturar electrónicamente si acabo de crear la empresa?
Si constituiste tu empresa después de las fechas de los calendarios 1 y 2, aplicas al calendario permanente: debes empezar a emitir facturas electrónicas dentro de los dos meses siguientes al hecho que te convierte en obligado, como la constitución o la responsabilidad de IVA.
¿Puedo seguir usando facturas de papel en 2026?
No como modelo normal. La factura en papel solo se admite como factura de contingencia en fallas tecnológicas comprobadas y debe transmitirse a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes al restablecimiento del servicio.
¿Cuánto cuesta el servicio gratuito de facturación de la DIAN?
No tiene costo. Su límite es funcional: no ofrece POS, integración contable ni automatización, así que sirve para volúmenes bajos y exige que tú mismo descargues y guardes las representaciones gráficas.
¿Qué pasa si mi factura electrónica es rechazada?
Debes corregir el error y volver a transmitirla. Una factura transmitida pero rechazada no tiene validez fiscal ni jurídica, y si ya la entregaste, la operación queda sin soporte ante la DIAN.
¿El POS electrónico sirve para que mi cliente deduzca gastos?
No. El Documento Equivalente Electrónico POS solo prueba la operación de venta al detal: no soporta costos, deducciones ni IVA descontable para quien lo recibe. Si el comprador es empresa, debes emitir factura electrónica de venta.
¿Tengo que emitir documento soporte si le compro a un proveedor informal?
Sí. Cuando la compra se hace a una persona no obligada a facturar, el comprador genera el documento soporte electrónico, que es el único papel válido para respaldar ese costo o gasto ante la DIAN.